業務効率化

「AIを使えば業務が効率化できるらしいけど、具体的に何ができるんだろう？」 「ChatGPTは試したけど、実務での使い方がいまいちわからない…」 こんな悩みを抱えているビジネスパーソンは多いのではないでしょうか。特に、日々の業務で欠かせないExcelやスプレッドシートの作業に追われている方には、AIがもたらす"魔法"のような効率化が待っています。 エクセル苦手意識をAIが一気に解消 営業やマーケティングの現場では、売上予測や顧客データの分析にExcelやスプレッドシートを使うことが当たり前になっています。しかし、複雑な関数を自分で調べて組み立てたり、試行錯誤を繰り返したりするのは、かなりの時間と労力を要するもの。 RightTouchというカスタマーサポート向けSaaSサービスの事業開発担当者も、かつてはそんな悩みを抱えていました。数十分から1、2時間かけて関数を調整し、それでも思うような結果が得られないことも珍しくなかったそうです。 ところが、AIの登場でその状況は一変。数分程度でスプレッドシート作業をサクサク進められるようになったと言います。 「もう関数で悩む時間はありません。AIに聞けば一発です」 その効果はあまりに絶大で、今や「AIを使わない理由がない」と断言するほど。それでは、具体的にどんな場面でAIが活躍しているのでしょうか？ AIが解決するエクセル業務の3つのケース ケース①：売上予測のシナリオをボタン1つで表示 営業活動において売上予測は命綱。現実的な数字からムーンショット（目標の1.5倍）まで、複数のシナリオを簡単に切り替えて確認できれば、戦略立案がグッと楽になります。 AIに「SaaSビジネスの指標管理用ダッシュボードで、3つのシナリオをプルダウンで切り替える関数を教えて」と尋ねるだけで、最適な関数を提案してくれるのです。もちろん、シナリオ設定自体をAIと相談しながら考えることも可能です。 ケース②：複雑怪奇な関数を瞬時にシンプル化 エクセルあるあるといえば、関数をいじっているうちに、もはや自分でも何を書いているのかわからなくなる状態…。特にコンサルファーム出身の上司がいる場合、関数の美しさまで求められることも。 そんなときも、複雑化した関数をAIに見せて「ロジックはそのままに、もっと見やすくしてください」と依頼すれば、一瞬でスッキリとした関数に生まれ変わります。関数のブラッシュアップまでAIが担ってくれるのです。 ケース③：売上データを自動でSlackに通知 「毎日の売上データをSlackに自動投稿できたら便利だな」 そう思っても、プログラミングの知識がないと難しそう…と諦めていませんか？ 実はGoogle Apps Script（GAS）というプログラミング言語を使えば、そんな自動化も可能。でも、プログラミング初心者には敷居が高いですよね。ここでもAIの出番です。 「シートの特定範囲をSlackに投稿するGASコードを教えて」と尋ねれば、必要なコードを一瞬で出力。あとはそれをコピペするだけで、ボタン一つで売上データがSlackに投稿される仕組みが完成します。たった5分ほどの作業で、毎日の業務が大幅に効率化されるのです。 AIとの協働は新たなビジネススキルに こうした活用法は、決してエクセルやスプレッドシートだけに留まりません。SalesForceやHubSpotといった営業支援ツール用のSQL（データベース専用のプログラミング言語）も、AIは瞬時に作成してくれます。 特に注目すべきは、これらのAI活用スキルが急速に市場価値を高めていること。実際、観光データの収集から分析、レポート作成までを完全自動化した地方自治体のプロジェクトでは、担当者の工数が週20時間から2時間にまで削減されたという事例もあります。 面白いのは、必ずしもプログラミングができなくても、「AIに適切な指示を出せる人」が重宝されるようになってきている点。つまり、コードを書く能力より、AIとコミュニケーションするスキルが新たな武器になっているのです。 今がAIリテラシーを高めるチャンス 専門家の中には「今後2年以内に、こうした手法は当たり前になる」という予測も。特に数字を扱う部門では、AIを使いこなせるかどうかが競争力を左右する時代がすぐそこまで来ています。 AIツールを使いこなせる人材と使いこなせない人材の間には、すでに生産性の大きな格差が生まれつつあります。その差は今後ますます広がっていくでしょう。 「でも、AIってなんだか難しそう…」 そう思うかもしれませんが、実際に使ってみると意外とシンプル。この記事で紹介したプロンプト（AIへの問いかけ方）をコピペして試してみるところから始めてみてはいかがでしょうか？ 小さな時短の積み重ねが、あなたの業務を劇的に変えるかもしれません。手が詰まったら、まずはAIに聞いてみる—それが、これからのビジネスパーソンの「基本動作」になりそうです。

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